Res. CONSUNI 39/2018

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CONSELHO UNIVERSITÁRIO

RESOLUÇÃO Nº 39/2018 Cria a Superintendência de Serviços Gerais – SSG da Universidade Federal da Paraíba, e dá outras providências. O Conselho Universitário da Universidade Federal da Paraíba, CONSUNI, no uso das suas atribuições que lhe confere os incisos III e XIII do Artigo 25 do Estatuto da UFPB, e tendo em vista a deliberação do plenário, adotada em reunião extraordinária, realizada no dia 17 de dezembro de 2018 (Processo nº 23074.079032/2018-15), e CONSIDERANDO o que dispõe o Estatuto e o Regimento Geral da Universidade Federal da Paraíba;

RESOLVE:

¶Art. 1º. Aprovar a criação da Superintendência de Serviços Gerais da Universidade Federal da Paraíba, como órgão suplementar da Reitoria.

¶Art. 2º. Fica aprovado, nos termos desta Resolução, o Regimento Interno da Superintendência de Serviços Gerais da Universidade Federal da Paraíba, o qual segue em anexo.

¶Art. 3º. Esta resolução entrará em vigor na data da publicação sendo a Superintendência de Serviços Gerais da Universidade Federal da Paraíba implantada em até 60 dias após a publicação desta resolução.

¶Art. 4º. Revogam-se as disposições em contrário. Conselho Universitário da Universidade Federal da Paraíba, em João Pessoa, 30 de janeiro de 2019.

Aluísio Mário Lins Souto Reitor em Exercício

ANEXO ÚNICO DA RESOLUÇÃO Nº 39/2018 DO CONSUNI REGIMENTO INTERNO DA SUPERINTENDÊNCIA DE SERVIÇOS GERAIS – SSG

CAPÍTULO I – DA FINALIDADE

¶Art. 1º. A Superintendência de Serviços Gerais – SSG é um órgão suplementar da Reitoria responsável pelo gerenciamento das atividades de serviços gerais da UFPB.

Parágrafo Único. A SSG administra as suas contratações e aquisições através da gestão orçamentária, financeira e contábil da Superintendência de Orçamento e Finanças – SOF (Unidade Gestora – UG 153066).

CAPÍTULO II – DA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

¶Art. 2º. A SSG tem a seguinte estrutura administrativa:

I – Superintendente;

II – Secretaria;

III – Gerência de Planejamento e Acompanhamento dos Serviços Gerais – GPASG;

IV – Gerência de Serviços Gerais – GSG;

V – Gerência de Conformidade – GC;

VI – Gerência de Almoxarifado, Cadastro e Patrimônio Setorial - GAPS.

§ 1º O Superintendente é nomeado pelo Reitor (a).

§ 2º A equipe da Secretaria Executiva é composta por servidores do quadro permanente da UFPB;

§ 3º O Secretário (a) é indicado pelo Superintendente entre os servidores da UFPB.

§ 4º São denominados Gerentes da SSG os assessores nomeados pelo Reitor (a) para as Gerências cujas atribuições, prerrogativas e responsabilidades são definidas neste Regimento.

§ 5º Cabe ao Superintendente, em sua ausência ou impedimentos legais, designar seu substituto dentre os Gerentes da SSG.

CAPÍTULO III – DAS COMPETÊNCIAS

¶Art. 3º. Compete à SSG:

I – planejar, coordenar, organizar, executar e avaliar as atividades de serviços gerais, com base no Plano de Desenvolvimento Institucional e no Plano Anual de Gestão;

II – promover a integração das atividades e iniciativas relacionadas com os serviços gerais na UFPB;

III – elaborar Plano Anual de Contratação e Aquisição de Serviços Gerais;

IV – preencher as informações nos Sistema de Gestão Integrada com vistas a assegurar a transparência dos atos administrativos;

V – monitorar e prestar as informações nos sistemas de controle interno e externo;

VI – elaborar o Plano Anual de Gestão;

VII – elaborar o Relatório Anual de Gestão;

VIII – trabalhar de acordo com a legislação vigente, com as instruções normativas e cadernos de recomendações dos órgãos de controle externo, e com as resoluções da UFPB

para assegura a integridade, conformidade, a ética pública, a gestão de riscos e o controle interno dos processos;

IX – prestar as devidas informações à Comissão de Conformidade para que seja efetivo o monitoramento, controle e gestão de riscos das atividades de contratação e aquisição da SSG.

§ 1º As atividades da SSG englobam os níveis estratégico, tático e operacional.

§ 2º As atividades da SSG são avaliadas através do Relatório de Gestão, submetido à unidade de auditoria da UFPB, aos Conselhos Superiores e aos órgãos de controle interno e externo.

§ 3º A conformidade se refere ao processo de gerenciamento da melhoria continua das rotinas de trabalho, minimizando erros de procedimentos em busca de eficiência, eficácia e efetividade das atividades desempenhadas.

§ 4º A gestão de riscos tem foco no levantamento, análise, avaliação e tratamento dos riscos, fornecendo suporte à tomada de decisão e facilitando o desenvolvimento de estratégias para controlar e mitigar os riscos.

§ 5º A gestão da informação diz respeito à organização e gerenciamento de dados institucionais, o desenvolvimento de ações promotoras da cultura de transparência pública e ao fornecimento de informações aos cidadãos.

§ 6º A gestão orçamentária envolve a elaboração, acompanhamento e avaliação do orçamento anual, bem como a alocação interna de recursos orçamentários pela SOF (UG 153066).

§ 7º A SSG deve prestar todas as informações solicitadas pela SOF para a sua devida operacionalização orçamentária e financeira, cumprindo todos os protocolos e exigências legais para o seu funcionamento.

CAPÍTULO IV – DO SUPERINTENDENTE

¶Art. 4º. Compete ao Superintendente da SSG:

I – planejar, coordenar, executar, monitorar e avaliar as atividades da SSG;

II – coordenar as atividades de serviços gerais através da execução de serviços de: limpeza e conservação das instalações; movimentação de produtos; limpeza, organização e conservação do ambiente de trabalho; carregar e descarregar material;

III – adotar como parâmetro de gestão o que determina o Plano Diretor da UFPB;

IV – informar os dados nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB;

V – trabalhar de acordo com a legislação vigente, com as instruções normativas e cadernos de recomendações dos órgãos de controle externo, e com as resoluções da UFPB para assegurar a integridade, conformidade, a ética pública, a gestão de riscos e o controle interno dos processos;

VI – assessorar o Reitor (a) nos assuntos relacionados com os Serviços Gerais;

VII – coordenar o gerenciamento dos arquivos e a documentação da SSG;

VIII – propor atos normativos para o aperfeiçoamento organizacional da SSG;

IX – representar a SSG;

X – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores da SSG e elaborar o Plano Anual de Capacitação Setorial;

XI – coordenar a elaboração do Plano Anual de Aquisições da SSG;

XII – coordenar a elaboração do Relatório Anual de Aquisições da SSG;

XIII – coordenar a elaboração do Plano Anual de Contratações da SSG;

XIV – coordenar a elaboração do Relatório Anual de Contratações da SSG;

XV – desenvolver demais atividades designadas pelo Reitor (a).

§ 1º. O cargo comissionado de Superintendente será de livre nomeação pelo Reitor (a).

§ 2º. O Superintendente da SSG deve prestar todas as informações necessárias para o bom desempenho das atividades relativas à prestação de contas e gestão orçamentária e financeira da Superintendência de Orçamento e Finanças – SOF (UG 153066).

CAPÍTULO V – DA SECRETARIA

¶Art. 5º. A Secretaria é responsável pelos serviços de apoio administrativo, competindo-lhe:

I – registrar e controlar as atividades dos servidores;

III – planejar a aquisição e manter disponíveis materiais de consumo e equipamentos;

IV – controlar o protocolo, a tramitação interna, a distribuição e a expedição de processos;

V – elaborar um Plano Anual de Atividades da SSG;

VI – elaborar um Relatório Anual de Atividades da SSG;

VII – monitorar o preenchimento das informações nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB, nos sistemas de controle interno e externo e demais sistemas do Governo Federal;

VIII – auxiliar o Superintendente de SSG na gestão da informação, na gestão orçamentária e nas demais atribuições;

IX – contribuir para a elaboração de indicadores internos da SSG;

X – contribuir para a elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFPB;

XI – contribuir para a elaboração do Relatório Anual de Gestão da UFPB;

XII – assessorar a SSG na definição de metas anuais;

XIII – acompanhar o processo de avaliação da SSG;

XIV – contribuir para a sistematização de indicadores de desempenho institucional da SSG;

XV – coletar e sistematizar dados necessários para a tomada de decisões da SSG;

XVI – desempenhar outras atividades inerentes às suas funções, ainda que não especificadas neste artigo e desde que determinadas por autoridade competente.

CAPÍTULO VI – GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO E ACOMPANHAMENTO DOS SERVIÇOS GERAIS – GPASG

SEÇÃO I – DA FINALIDADE

¶Art. 7º. A Gerência De Planejamento e Acompanhamento dos Serviços Gerais – GPASG da SSG é a unidade administrativa que tem por finalidade planejar e operacionalizar a prestação de serviços gerais para os Centros de Ensino e demais órgãos da UFPB.

§1º A GPASG faz o levantamento e organiza o inventário de necessidades de prestação serviços gerais nos órgãos e nos Centros de Ensino.

§2º A GPASG elabora o Plano Anual de Prestação de Serviços da SSG para cada órgão e Centro de Ensino da UFPB.

§3º A GPASG recebe e cadastra a solicitação de serviço dos órgãos e das Direções dos Centros de Ensino através de processo administrativo eletrônico e protocolo eletrônico de Ordem de Serviço – OS e encaminha para a unidade responsável pela prestação de serviço no âmbito da SSG.

§4º A GPASG acompanha a execução dos serviços nos órgãos e Centros de Ensino de acordo com o previsto no Plano de Desenvolvimento Institucional e no Plano Anual de Serviços elaborado em conjunto com os órgãos e com as Direções dos Centros de Ensino da UFPB.

§5º A GPASG monitora o grau de satisfação dos usuários dos serviços prestados pela SSG e propõe mecanismos de aperfeiçoamento.

SEÇÃO II – DA COMPOSIÇÃO

¶Art. 7º. A GPASG é constituída por:

I – Gerente;

II – Equipe Técnica.

§1º Os serviços prestados pela GPASG devem reproduzir o mesmo padrão de atendimento para todos os campi da UFPB.

§2º O Gerente deve ser indicado pelo Superintendente e nomeado pelo Reitor (a) e deve ser lotado na SSG.

§3º A GPASG deve seguir as normas estabelecidas neste Regimento com as devidas atribuições e respectiva relação com os órgãos e com as Direções dos Centros de Ensino da UFPB.

SEÇÃO III – DAS COMPETÊNCIAS

¶Art. 8º. Compete à GPASG:

I – coordenar a elaboração do inventário de necessidades dos órgãos e dos Centros de Ensino da UFPB;

II – elaborar o Plano Anual de Serviços da SSG que deve conter informações sobre as necessidades de serviços gerais dos órgãos e dos Centros de Ensino e que vão balizar o planejamento da elaboração de editais de contratações e aquisições;

III – receber as demandas dos órgãos e das Direções dos Centros de Ensino através de processo administrativo eletrônico e de protocolo eletrônico de Ordem de Serviço – OS e encaminhá-las para a respectiva unidade da SSG responsável pela execução do serviço;

IV – elaborar o Relatório Anual de Prestação de Serviço da SSG;

V – convocar os órgãos e as Direções dos Centros de Ensino para participar do Planejamento Anual de Serviços Gerais da SSG para que apresentem o inventário de necessidades através do Plano Anual de Serviços de cada Centro de Ensino e órgão da UFPB;

VI – monitorar e avaliar a execução dos serviços prestados pela SSG nos Centros de Ensino e demais órgãos da UFPB;

VII – avaliar as atividades desenvolvidas pela GPASG através de Relatório Semestral de Atividades;

VIII – executar a política de prestação de serviço em consonância com as diretrizes do Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI da UFPB;

IX – observar o disposto nas normas e Resoluções da UFPB;

X – avaliar os riscos decorrentes da prestação ou não prestação dos serviços;

XI – definir a escala de prioridade e classificar a necessidade de prestação de serviço de acordo com a matriz de Gravidade, Urgência e Tendência – GUT;

XII – desempenhar outras atividades correlatas atribuídas pela Superintendência.

§1º Os serviços são prestados nos órgãos e Centros de Ensino de todos os campi da UFPB.

§2º O Plano Anual de Serviços da SSG deve ser encaminhado para cada órgão e para a Direção dos Centros de Ensino da UFPB para amplo conhecimento.

§3º O Plano Anual de Serviços da SSG deve ser elaborado de acordo com as necessidades dos órgãos e Centros de Ensino, e deve estar devidamente alinhado com o PDI.

§4º O Relatório Semestral de Serviços Gerais prestados, incluindo o grau de satisfação dos serviços, deve ser elaborado pela GPASG e encaminhado para o Superintendente para análise, avaliação e encaminhamentos.

¶Art. 9º. Compete ao Gerente da GPASG:

I – coordenar, planejar, orientar e fiscalizar as atividades da GPASG;

II – elaborar projetos e atividades a serem desenvolvidos pela GPASG;

III – representar a GPASG;

IV – responder por atos da GPASG e observar a conformidade dos processos de prestação de serviços;

V – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores da GPASG;

VI – estimular a criatividade e a participação da equipe em projetos coletivos da GPASG;

VII – utilizar os Sistemas Integrados de Gestão da UFPB como ferramenta de gestão;

VIII – elaborar o Plano Anual de Serviços da SSG para cada órgão e Centro de Ensino;

IX – atender as solicitações de serviço dos órgãos e das Direções dos Centros de Ensino através de processo e protocolo eletrônico de Ordem de Serviço – OS;

X – elaborar a matriz dos riscos decorrentes da prestação ou não prestação dos serviços;

XI – garantir a impessoalidade na definição das prioridades dos serviços gerais utilizando para tanto os critérios da matriz GUT;

XII – desenvolver demais atividades designadas pelo Superintendente;

XIII – atuar em sintonia e cooperativamente com as demais gerências da SSG.

§1º O Gerente da GPASG deverá assegurar o padrão de atendimento estabelecido por este regimento.

§2º O Gerente da GPASG deve avaliar periodicamente o grau de satisfação do usuário pelos serviços prestados.

§3º O Gerente da GPASG deve interagir com os órgãos e com as Direções dos Centros de Ensino para que os respectivos Planos de Serviços Gerais dos Centros de Ensino sejam contemplados nos Editais e Termos de Referência a serem elaborados pela SSG.

¶Art. 10. Compete à equipe técnica da GPASG:

I – desenvolver atividades de competência da GPASG;

II – assessorar o Gerente da GPASG;

III – gerenciar correspondências e o fluxo processual de documentos da GPASG;

IV – atender ao público interno e externo, prestando informações acerca de questões relacionadas à prestação de serviços do Centro.

V – desempenhar outras atividades correlatas atribuídas pelo Gerente;

VI – atuar em sintonia e cooperativamente com as equipes técnica das demais gerências da SSG.

¶Art. 11. Para realizar uma boa prestação de serviços à comunidade universitária, compete à GPASG da SSG, através de sua equipe técnica, proceder da seguinte forma:

I – receber a solicitação de Serviço de determinado órgão da Instituição ou da Direção de Centro de Ensino através de processo administrativo eletrônico e Protocolo Eletrônico de Ordem de Serviços – OS;

II – analisar os riscos;

III – analisar a matriz GUT e o alinhamento com o PDI;

IV – fazer a triagem e encaminhar o processo de solicitação para a unidade responsável pela prestação de serviços no âmbito da SSG;

V – acompanhar e monitorar o andamento do processo de execução do serviço prestado pela unidade da SSG;

VI – solicitar o Relatório de Execução do Serviço Prestado pela unidade responsável por atestar a execução do serviço juntamente com a manifestação do fiscal da SSG;

VII – avaliar a qualidade do serviço prestado através de formulário eletrônico a ser preenchido na página da SSG pelo órgão ou Centro de Ensino;

VIII – elaborar o Relatório Final de Prestação de Serviços Gerais.

§1º O gerente e a equipe técnica devem desempenhar as atividades administrativas de acordo com o Planejamento Anual de Atividades da SSG.

§2º Todas as informações relativas aos Serviços Prestados devem estar nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB de modo a assegurar a transparência dos atos realizados.

CAPÍTULO VII – DA GERÊNCIA DE SERVIÇOS GERAIS – GSG

SEÇÃO I – DA FINALIDADE

¶Art. 12. A Gerência de Serviços Gerais – GSG é o órgão responsável pela coordenação, execução, monitoramento e avaliação de atividades de serviços gerais, competindo-lhe:

I – desenvolver atividades de competência da GSG;

II – assessorar o Gerente da GSG;

III – gerenciar correspondências e o fluxo processual de documentos da GSG;

IV – atender ao público interno e externo, prestando informações acerca dos sistemas e demais questões relacionadas aos Serviços Gerais da instituição;

V – observar o disposto no Plano Diretor da UFPB;

VI – executar a política de serviços gerais em consonância com as diretrizes da Superintendência;

VII – supervisionar e atestar os serviços gerais executados através de terceiros;

VIII – proceder a levantamentos necessários à realização de serviços gerais nas instalações prediais;

IX – elaborar o Plano Anual de Contratação da SSG;

X – elaborar o Relatório Anual de Contratação da SSG;

XI – elaborar o Plano Anual de Aquisições da SSG;

XII – elaborar o Relatório Anual de Aquisições da SSG;

XIII – elaborar o Plano Anual de Serviços Gerais da UFPB;

XIV – elaborar o Relatório Anual de Serviços Gerais da UFPB;

XV – preencher as informações nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB, nos sistemas de controle interno e externo e demais sistemas do Governo Federal;

XVI – desempenhar outras atividades correlatas atribuídas pelo Superintendente.

SEÇÃO II – DA COMPOSIÇÃO

¶Art. 13. A GSG é constituída por:

I – Gerente;

II – Equipe Técnica.

SEÇÃO III – DAS COMPETÊNCIAS

¶Art. 14. Compete ao Gerente da GSG:

I – coordenar, planejar, orientar e contribuir com a equipe de assessoria técnica da GSG;

II – elaborar projetos e atividades a serem desenvolvidas pela GSG;

III – representar a GSG;

III – responder por atos da GSG;

IV – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores da GSG;

V – estimular a criatividade e a participação da equipe em projetos coletivos da SSG;

VI – utilizar os Sistemas Integrados de Gestão como ferramentas de gestão;

VII – desenvolver demais atividades designadas pelo Superintendente;

VIII – atuar em sintonia e cooperativamente com as demais gerências da SSG.

¶Art. 15. Compete à equipe técnica da GSG:

I – desenvolver atividades de competência da GSG;

II – assessorar o Gerente da GSG;

III – gerenciar correspondências e o fluxo processual de documentos da GSG;

IV – atender ao público interno e externo, prestando informações acerca dos sistemas e demais questões relacionadas ao meio ambiente na instituição;

V – atuar em sintonia e cooperativamente com as equipes técnica das demais gerências da SSG.

CAPÍTULO VIII – DA GERÊNCIA DE CONFORMIDADE – GC

SEÇÃO I – DA FINALIDADE

¶Art. 16. A Gerência de Conformidade - GC da SSG desenvolve ações de análise, fiscalização e controle dos contratos da SSG e presta informações à SOF para que a execução orçamentária, financeira e patrimonial da SSG ocorra com eficiência, eficácia e efetividade, conforme as disposições legais.

SEÇÃO II – DA COMPOSIÇÃO

¶Art. 17. A Gerência de Conformidade da SSG é composta por:

I – Gerente;

II – Equipe Técnica.

SEÇÃO III – DAS COMPETÊNCIAS

¶Art. 18. A GC da SSG é a unidade responsável pela fiscalização dos contratos da SSG, pela consolidação do Plano Anual de Contratações e Aquisições e a pela execução dos atos necessários à elaboração de Termos de Referência para as licitações da SSG, competindo-lhe:

I – elaborar os termos de referência para as contratações de serviços e para as aquisições da SSG;

II – monitorar e fiscalizar os contratos vigentes da SSG, em estrita observância as normas vigentes;

III – consolidar o Plano Anual de Contratação da SSG;

IV – consolidar o Plano Anual de Aquisição da SSG;

V – consolidar o Relatório Anual de Contratações da SSG;

VI – consolidar o Relatório Anual de Aquisições da SSG;

VII – informar os dados nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB;

VIII – formar grupos de trabalho para elaboração de termos de referência;

IX – encaminhar os termos de referência para o devido aval do Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos da UFPB;

X – contribuir para que o Plano de Contratação e os Termos de Referência estejam em conformidade com as normas internas da UFPB, com as instruções normativas dos órgãos de controle interno e externo e com a legislação em vigor que trata da integridade e da gestão de riscos no processo de contratação;

XI – monitorar a gestão de riscos dos contratos;

XII – monitorar os prazos dos contratos;

XIII – observar a integridade dos contratos;

XIV – elaborar o Plano Anual de Monitoramento de Contratos;

XV – elaborar o Relatório Anual de Monitoramento de Contratos;

XVI – prestar todas as informações necessárias à Superintendência de Orçamento e Finanças – SOF (UG 153066), responsável pela execução orçamentária e financeira da SSG, de acordo com a legislação em vigor;

XVII – desempenhar outras atividades correlatas atribuídas pelo Superintendente.

¶Art. 19. Compete ao Gerente da GC:

I – coordenar, planejar, orientar e contribuir com a equipe de assessoria técnica da GC;

II – planejar as atividades a serem desenvolvidas pela GC;

III – representar a GC;

IV – responder por atos da GC;

V – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores da GC;

VI – estimular a criatividade e a participação da equipe em projetos coletivos da GC;

VII – desenvolver demais atividades designadas pelo Superintendente da SSG;

VIII – atuar em sintonia e cooperativamente com as demais gerências da SSG.

¶Art. 20. Compete à equipe técnica da GC:

I – desenvolver atividades de competência da GC;

II – assessorar o Gerente da GC;

III – gerenciar correspondências e o fluxo processual de documentos da GC;

IV – atender ao público interno e externo, prestando informações acerca dos sistemas e demais questões relacionadas à conformidade, contratações e aquisições da SSG;

V – atuar em sintonia e cooperativamente com as equipes técnica das demais gerências da SSG.

¶Art. 21. Compete aos fiscais dos contratos da SSG vinculados à GC:

I – acompanhar a execução contratual, em seus aspectos quantitativos e qualitativos;

II – registrar todas as ocorrências surgidas durante a execução do objeto;

III – determinar a reparação, correção, remoção, reconstrução ou substituição, às expensas da empresa contratada, no total ou em partes, do objeto do contrato em que se verifiquem vícios, defeitos ou incorporações resultantes da execução ou materiais empregados;

IV – rejeitar, no todo ou em parte, os serviços ou fornecimento executado em desacordo com o contrato;

V – exigir e assegurar o cumprimento dos prazos previamente estabelecidos;

VI – exigir o cumprimento das cláusulas do contrato e respectivos termos aditivos;

VII – aprovar a realização dos serviços em consonância com o regime de execução previsto no contrato, sendo vedada o ateste de serviços inconclusos;

VIII – liberar as faturas;

IX – comunicar à autoridade superior, em tempo hábil, qualquer ocorrência que requeiram decisões ou providências que ultrapassem sua competência, em fase de risco ou iminência de prejuízo ao interesse público;

X – receber o objeto contratual, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes;

XI – emitir atestados dos serviços prestados;

XII – cumprir demais recomendações da legislação vigente.

CAPÍTULO IX – DA GERÊNCIA DE ALMOXARIFADO, CADASTRO E PATRIMÔNIO SETORIAL – GAPS

SEÇÃO I – DA FINALIDADE

¶Art. 22. A Gerência de Almoxarifado, Cadastro e Patrimônio Setorial é o local destinado à guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, adequado à sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais das Gerências que integram a estrutura organizacional da SSG.

SEÇÃO II – DA COMPOSIÇÃO

¶Art. 23. A Gerência de Almoxarifado, Cadastro e Patrimônio Setorial – GAPS é constituída por:

I – Gerente;

II – Setor de Almoxarifado;

III – Setor de Patrimônio.

SEÇÃO III – DAS COMPETÊNCIAS

¶Art. 24. A GAPS é responsável pelo controle patrimonial da SSG através do registro adequado de todos os bens móveis adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que estão à disposição da SSG para a realização de suas atividades.

§1º Para a eficácia do controle patrimonial é fundamental a atualização constante dos registros de entrada, atualização, movimentação e saída de bens do acervo patrimonial.

§2º A operação de entrada é realizada através do Tombamento, as alocações internas são realizadas através da Transferência e da Movimentação, e a operação de saída é realizada através da Baixa de bens.

§3º Visando preservar a qualidade das informações, todo bem permanente deverá ser identificado individualmente, estar vinculado a um local específico e sob a responsabilidade de um servidor.

§4º A verificação dessas informações, bem como da qualidade do serviço realizado pela Gerência de Patrimônio, é realizada através dos Inventários.

§5º Deve ser controlado todo acervo da SSG, seja de bens móveis ou imóveis, assim como todo bem não pertencente ao acervo, mas colocado à sua disposição para consecução dos objetivos institucionais (bens em comodato).

¶Art. 25. A GAPS tem como suas principais funções:

I – receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com o documento de compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes;

II – receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque;

III – registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;

IV – encaminhar à SOF as notas fiscais para pagamento;

V – elaborar Relatórios com dados estatísticos de consumo por materiais e centros de custos para previsão das compras;

VI – elaborar balancetes dos materiais existentes e outros relatórios solicitados;

VII – preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;

VIII – viabilizar o inventário anual dos materiais estocados;

IX – garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos materiais visando um atendimento ágil e eficiente;

X – organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente;

XI – propor políticas e diretrizes relativas a estoques e programação de aquisição e o fornecimento de material de consumo;

XII – estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados;

XIII – estabelecer as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para fins de reposição de estoque, bem como solicitar sua aquisição;

XIV – atender as demandas da SSG.

¶Art. 26. Compete ao Gerente GAPS:

I – indicar os responsáveis pelos setores de Almoxarifado e Patrimônio da GAPS;

II – coordenar, planejar, orientar e contribuir com a equipe de assessoria técnica da GAPS;

III – planejar as atividades a serem desenvolvidas pela GAPS;

IV – representar a GAPS;

V – responder por atos da GAPS;

VI – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores da GAPS;

VII – estimular a criatividade e a participação da equipe em projetos coletivos da GAPS;

VIII – desenvolver demais atividades designadas pelo Superintendente da SSG.

IX – atuar em sintonia e cooperativamente com as demais gerências da SSG.

¶Art. 27. Compete à Equipe Técnica do Almoxarifado da SSG:

I – elaborar o Plano Anual de Atividades da equipe do Almoxarifado da SSG;

II – elaborar o Relatório Anual da equipe do Almoxarifado da SSG;

III – informar os dados do Almoxarifado da SSG nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB;

IV – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores do Almoxarifado da SSG;

V – estimular a criatividade e a participação da equipe em projetos coletivos do Almoxarifado da SSG;

VI – controlar e armazenar os materiais de consumo, para atendimento às demandas da SSG;

VII – receber e conferir os materiais de consumo entregues pelos fornecedores, conforme as especificações inseridas na nota de empenho;

VIII – entregar aos fornecedores as notas de empenho dos materiais de consumo adquiridos pela Instituição e controlar o prazo de entrega;

IX – organizar o claviculário da SSG;

X – colher, quando necessário, nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores dos materiais de consumo, o atestado do solicitante para fins do seu recebimento definitivo;

XI – gerir o estoque e a distribuição dos materiais de consumo;

XII – gerar relatório estatístico sobre a demanda anual dos materiais de consumo para orientar a elaboração do planejamento para o exercício financeiro seguinte;

XIII – atestar, isolada ou com outros órgãos da administração, as notas fiscais dos materiais de consumo entregues pelos fornecedores;

XIV – desenvolver demais atividades designadas pelo Gerente da GAPS.

XV – atuar em sintonia e cooperativamente com as equipes técnica das demais gerências da SSG.

¶Art. 28. Compete à Equipe Técnica de Patrimônio Setorial da SSG:

I – elaborar o Plano Anual de Atividades de Patrimônio da SSG;

II – elaborar o Relatório Anual de Atividades de Patrimônio da SSG;

III – informar os dados de Patrimônio da SSG nos Sistemas Integrados de Gestão da UFPB;

IV – identificar a necessidade de aperfeiçoamento do quadro de servidores do Patrimônio da SSG;

V – estimular a criatividade e a participação da equipe em projetos coletivos do Patrimônio da SSG;

VI – controlar e armazenar os bens patrimoniados que compõem a reserva técnica da SSG, para atendimento às suas demandas;

VII – controlar a movimentação em sistema próprio dos bens patrimoniados, bem como dos termos de responsabilidade;

VIII – colher, quando necessário, nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores dos bens patrimoniáveis, o atestado do solicitante para fins do seu recebimento definitivo;

IX – observar as demais normas, instruções normativas, portarias e resoluções sobre a gestão do Patrimônio público;

X – arquivar a documentação dos bens imóveis pertencentes à SSG;

XI – receber e encaminhar móveis e equipamentos danificados à manutenção;

XII – desenvolver demais atividades designadas pelo Gerente da GAPS;

XIII – atuar em sintonia e cooperativamente com as equipes técnica das demais gerências da SSG.