Res. CONSUNI 13/2020

SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA CONSELHO UNIVERSITÁRIO RESOLUÇÃO Nº 13/2020 Aprova a Política de Gestão de Riscos da Universidade Federal da Paraíba. O Conselho Universitário da Universidade Federal da Paraíba – CONSUNI, no uso de suas atribuições, com base na legislação em vigor, tendo em vista a deliberação em plenário em reunião ordinária ocorrida em 30 de junho de 2020 (Processo nº 23074.000488/2017-63; processo digitalizado nº 23074.039749/2020-55), e Considerando o que dispõe o Ministério do Planejamento e Gestão (MP) que instituiu por meio da Portaria nº 150, de 04 de maio de 2016, o seu Programa de Integridade baseado nos Guias de Integridade, publicados pelo Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União (CGU), que incentiva gestores e servidores a conhecer melhor o seu órgão, o planejamento estratégico, os processos e os eventos de riscos a que estão sujeitos; Considerando o que consta na Instrução Normativa Conjunta MPOG/CGU nº01, de 10 de maio de 22016, em seu artigo 17, que dispõe que “A política de gestão de riscos, a ser instituída pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal em até 12 meses a contar da publicação desta instrução normativa (...); Considerando o roteiro sugerido referenciado nos inscisos I, II e III do artigo 17 da Instrução Normativa nº 1/2016; Considerando a norma ABNT NBR ISSO 31000:2009, que estabelece princípios e diretrizes para a gestão de riscos e serve de mestre para a implementação da Gestão de Riscos em organizações, incluindo estratégias, decisões, operações, processos, funções, projetos, produtos, serviços e ativos. A norma recomenda que as organizações desenvolvam, implementem e melhorem continuamente uma estrutura com a finalidade de integrar o processo de gerenciamento de riscos nas políticas, na governança da gestão, no planejamento e na definição da estratégia, nos processos de reportar dados e resultados, nos valores e na cultura em toda organização. RESOLVE:

¶Art. 1º. Fica aprovada, nos termos do Anexo Único desta Resolução, a Política de Gestão de Riscos da Universidade Federal da Paraíba.

¶Art. 2º. A Política de Gestão de Riscos da Universidade Federal da Paraíba entrará em vigor a partir da data de sua publicação.

¶Art. 3 º. Revogam-se as disposições em contrário. Conselho Universitário da Universidade Federal da Paraíba, em João Pessoa, 05 de outubro de 2020. Margareth de Fátima Formiga Melo Diniz Presidente

Anexo Único da Resolução nº 13/2020. Política de Gestão de Riscos da Universidade Federal da Paraíba – UFPB.

CAPÍTULO I – Das Disposições Gerais

¶Art. 1º. A Política de Gestão de Riscos tem por objetivo estabelecer princípios, diretrizes e responsabilidades a serem observadas no processo de gestão de riscos no âmbito da Universidade Federal da Paraíba, de forma a possibilitar a identificação, avaliação, tratamento, monitoramento e comunicação de riscos nas unidades de apoio da Administração, incorporando a visão de riscos à tomada de decisão e contribuindo para o aprimoramento da governança institucional.

Parágrafo único. Entende-se por governança institucional, no âmbito das organizações públicas, o conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade.

¶Art. 2º. A Política de Gestão de Riscos compreende as seguintes finalidades:

I – Assegurar a existência de um processo estruturado de gestão de riscos como forma de contribuição para a sustentabilidade das atividades organizacionais e geração de valor à sociedade;

II – Contribuir para a melhoria contínua da eficiência, da eficácia e da qualidade dos serviços públicos prestados ao cidadão;

III – Racionalizar e promover a efetividade das despesas orçamentárias do órgão.

¶Art. 3º. Entende-se para o fim desta Política:

I – Risco: o efeito da incerteza nos objetivos de uma instituição, caracterizado esse efeito por um desvio em relação ao resultado esperado, seja positivo ou negativo;

II – Riscos institucionais: conjunto de riscos que permeiam todas as atividades da organização, podendo se relacionar ou não, e que geram impacto positivo ou negativo no cumprimento dos objetos institucionais;

III – Gestão de riscos: conjunto de atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere ao risco, contribuindo para a redução da materialização de eventos que impactem negativamente seus objetivos;

IV – Tolerância ao risco: é a quantidade de risco que a instituição está propensa a aceitar para alcançar seus objetivos, podendo definir ainda níveis de desvio aceitáveis durante o desempenho das suas atividades;

V – Gestor de riscos: é o servidor da unidade organizacional que possui

responsabilidade e poder de decisão no processo de gerenciamento dos riscos institucionais;

VI – Gestor de processos: unidade organizacional ou servidor designado que detém a responsabilidade pela execução das atividades inerentes ao funcionamento organizacional, devendo gerenciar os riscos envolvidos, porém sem poder de decisão sobre os mesmos.

¶Art. 4º. São premissas da Política de Gestão de Riscos:

I – Alinhamento com a estratégia institucional, visando contribuir efetivamente para o cumprimento da missão, o alcance da visão de futuro e a observância dos valores institucionais;

II – Integração de tecnologia, processos e pessoas, observando as melhores práticas de governança institucional no setor público, de forma a garantir a qualidade e a transparência das informações geradas no processo de gestão de riscos;

III – Comunicação clara e objetiva a todas as partes interessadas dos resultados de todas as etapas do processo de gestão de riscos, como forma de contribuir para o efetivo entendimento da situação atual e da eficácia dos planos de ação delineados.

CAPÍTULO II – Das Diretrizes do Processo de Gestão de Riscos

¶Art. 5º. O processo de gestão de riscos da UFPB observará as seguintes premissas:

I – Ser parte integrante dos processos organizacionais;

II – Ser parte da tomada de decisões;

III – Ser sistemática, estruturada e oportuna;

IV – Ser baseada nas melhores informações disponíveis;

V – Considerar fatores humanos e culturais;

VI – Ser transparente e inclusiva;

VII – Ser dinâmica, interativa, e capaz de reagir às mudanças;

VIII – Contribuir para a melhoria contínua da organização.

¶Art. 6º. O processo de gestão de riscos adotará as seguintes categorizações de riscos:

I – Riscos Estratégicos: estão associados à tomada de decisão que pode afetar negativamente o alcance dos objetivos da organização;

II – Riscos Operacionais: estão associados à ocorrência de perdas (produtividade, ativos e orçamentos) resultantes de falhas, deficiências ou inadequação de processos internos, estrutura, pessoas, sistemas, tecnologia, assim como de eventos externos (catástrofes naturais, greves, fraudes);

III – Riscos de Comunicação: estão associados a eventos que podem impedir ou dificultar a disponibilidade de informações para a tomada de decisões e para cumprimento das obrigações de accountability (prestação de contas às instâncias controladoras e à sociedade);

IV – Riscos de Conformidade: estão associados ao não cumprimento de princípios constitucionais, legislações específicas ou regulamentações externas aplicáveis ao negócio, bem como de normas e procedimentos internos;

V – Riscos de Imagem/Reputação do órgão: eventos que podem comprometer a confiança da sociedade (ou de parceiros, usuários ou de fornecedores) em relação à capacidade da UFPB em cumprir sua missão institucional;

VI – Riscos legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades da Instituição; e

VII – Riscos financeiros/orçamentários: eventos que podem comprometer a capacidade da instituição de contar com os recursos orçamentários e financeiros necessários à realização de suas atividades, ou eventos que possam comprometer a própria execução orçamentária, com atrasos no cronograma de licitações.

Parágrafo único: Deverão ser considerados para fins de categorização e classificação de tantos os riscos internos quanto os riscos externos à organização.

¶Art. 7º. Como forma de racionalização das atividades, e de padronização e estruturação do processo, as etapas básicas da gestão de riscos deverão ser:

I – Estabelecimento do contexto: etapa de levantamento e definição dos parâmetros externos e internos a serem levados em consideração ao gerenciamento de riscos e ao estabelecimento do escopo e dos critérios de riscos;

II – Identificação dos riscos: etapa de busca, reconhecimento e descrição de riscos, mediante a identificação das fontes de risco, eventos, suas causas e suas consequências potenciais;

III – Análise dos riscos: etapa em que se realiza a compreensão da natureza do risco e a determinação do respectivo nível de risco, mediante a combinação da probabilidade de sua ocorrência e dos impactos possíveis;

IV – Avaliação dos riscos: etapa em que se faz uso da compreensão dos riscos, obtida através da análise de riscos, para a tomada de decisões sobre as futuras ações;

V – Tratamento dos riscos: etapa responsável pela seleção e implementação de uma ou mais ações de tratamento para modificar os riscos;

VI – Monitoramento e análise crítica: etapa concernente à verificação, supervisão, observação crítica ou identificação da situação de risco, realizada de forma contínua, a fim de determinar a adequação, suficiência e eficácia dos controles internos para atingir os objetivos estabelecidos;

VII – Comunicação e consulta: etapa responsável pela manutenção de um fluxo regular e constante de informações com as partes interessadas, ocorrendo de forma concomitante durante todas as fases do processo de gestão de riscos.

§1º. A descrição detalhada das fases enumeradas nos incisos I a VII deste artigo, bem como os procedimentos e os instrumentos necessários ao processo de gestão de riscos, serão definidos no Manual de Gestão de Riscos elaborado pela Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) no prazo de até 180 (cento e oitenta) dias, a partir da data de publicação desta Resolução.

§2º. No mesmo prazo no §1º, será elaborado o Plano de Implementação de Gestão de Riscos das unidades/setores da UFPB, onde serão definidas as atividades e os prazos para a efetiva implementação da Política de Gestão de Riscos.

CAPÍTULO III – Do Processo de Governança da Gestão de Riscos

¶Art. 8º. O processo de governança da gestão de riscos da UFPB tem como objetivo assegurar os recursos necessários, tanto no que tange ao apoio institucional quanto à estrutura aplicável ao gerenciamento de riscos, para garantir a efetiva implantação e funcionamento da Política de Gestão de Riscos.

§1°. Cabe ao Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos, assegurar o processo de gestão de riscos da UFPB.

§2º. Cabe à Reitoria, como órgão máximo de governança de gestão de riscos, criar e presidir o Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos.

§3º. O Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos deve ser formado pelo Reitor(a), Vice-Reitor(a), Pró-Reitores, Superintendentes e Assessor de Conformidade Interna.

¶Art. 9º. A governança de Gestão de Riscos terá a seguinte estrutura e responsabilidades:

I – Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos;

a) define as diretrizes da Política de Gestão de Riscos da UFPB;

b) aprova previamente e submete ao CONSUNI a Política de Gestão de Riscos da UFPB;

c) avalia, revisa e atualiza a política de gestão de riscos;

d) aprova, por ato próprio, o grau de tolerância a riscos;

e) analisa e aprova os planos de gestão de riscos das unidades/setores da UFPB;

f) analisa, avalia e fiscaliza a aplicação dos planos de Gestão de Riscos da UFPB;

II – Unidade de Conformidade Interna:

a) acompanha de forma sistemática a gestão de riscos com objetivo de garantir sua eficácia e cumprimento de seus objetivos;

b) reporta à Reitoria os resultados das avaliações dos riscos, assim como o estágio de realização das ações para seu tratamento;

c) realiza auditoria de avaliação de controles internos visando aferir a adequação dos controles administrativos no enfrentamento de riscos;

d) promove a avaliação e o diagnóstico dos sistemas de controles internos administrativos.

III – Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN):

a) assessora a elaboração da metodologia a ser utilizada para condução do processo de gestão de riscos;

b) contribui com os gestores de riscos assessorando-os no processo de identificação, análise e avaliação dos riscos inerentes ás atividades institucionais, levando em consideração a sua relevância e probabilidade de ocorrência;

c) propõe, em conjunto com os gestores de riscos, as ações de tratamento e mitigação a serem adotadas para os riscos identificados, a partir dos graus de risco definidos;

d) contribui com a elaboração e acompanha a execução dos planos de ação para o tratamento dos riscos;

e) consolida a avaliação de riscos da UFPB, por meio da elaboração de relatórios periódicos;

f) submete ao Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos a proposta de grau de tolerância ao risco da UFPB;

g) apoia e conscientiza os gestores sobre a importância da gestão de riscos e sobre a responsabilidade inerente a cada servidor das unidades e setores da UFPB.

IV – Gestor de riscos:

a) realiza a escolha dos processos de trabalho que devam ter os riscos gerenciados e tratados com prioridade em cada área técnica, à vista da dimensão dos prejuízos que possuam causar;

b) propõe níveis aceitáveis de exposição de risco, de modo a consolidar a tolerância ao risco da UFPB;

c) realiza a seleção dos riscos que deverão ser priorizados para tratamento por meio de ações de caráter imediato, de curto, médio ou

longo prazo, ou de aperfeiçoamento contínuo;

d) define as ações de tratamento a serem implementadas, bem como o prazo de avaliação dos resultados obtidos.

V – Gestor de processos:

a) contribui nas atividades de identificação e avaliação dos riscos inerentes aos processos de trabalho sob sua responsabilidade;

b) gerencia os riscos inerentes aos processos de trabalho sob sua responsabilidade, de forma a mantê-los em um nível de exposição aceitável;

c) implementa os planos de ação definidos para tratamento dos riscos inerentes;

d) comunica sobre novos riscos inerentes aos seus processos e que não fazem parte da relação de riscos institucionais.

Parágrafo único. São considerados gestores de processos os servidores que sejam responsáveis pelos processos de trabalho, projetos e ações desenvolvidas nos níveis estratégicos, táticos ou operacionais da UFPB.

CAPÍTULO IV – Das Disposições Finais

¶Art. 10. O processo de gestão de riscos deve ser realizado em ciclos não superiores a 4 (quatro) anos, abrangendo os processos de trabalho das seguintes áreas: gestão orçamentária, gestão de pessoas, tecnologia da informação, laboratórios , comunicação, infraestrutura e aquisições.

Parágrafo único. O limite temporal a ser considerado para o ciclo de gestão de riscos de cada processo de trabalho será decidido pelo respectivo gestor, levando em conta o limite máximo estipulado no caput deste artigo.

¶Art.11. Os responsáveis pela governança da gestão de riscos a que se refere o art. 9º desta Resolução deverão implantar a presente política de gestão de riscos no prazo de 2 (dois) anos, a partir da data de sua publicação.

Parágrafo único. Será de dois anos o prazo para a definição dos níveis toleráveis de risco, a serem submetidos ao Comitê de Governança, Controle Interno e Gestão de Riscos, ao qual compete aprová-los, conforme previsto no art. 9º.

¶Art.12. A Política de Segurança da Informação, a Política de Comunicação, a Política

de Segurança Institucional, a Política de Gestão Ambiental e demais políticas da UFPB deverão observar as diretrizes desta Política de Gestão de Riscos.

¶Art. 13. Esta Política vincula todos os responsáveis definidos no artigo 9º ao seu fiel cumprimento e execução, sob pena de responsabilização.

¶Art. 14. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA FOLHA DE ASSINATURAS SISTEMA INTEGRADO DE PATRIMÔNIO, ADMINISTRAÇÃO E CONTRATOS

Emitido em 05/10/2020 RESOLUÇÃO Nº 13/2020 - REITORIA SODS (11.01.74) (Nº do Documento: 13) (Nº do Protocolo: NÃO PROTOCOLADO)

(Assinado digitalmente em 06/10/2020 16:36 ) MARGARETH DE FATIMA FORMIGA MELO DINIZ REITOR 336287

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